Share on

• 
• 
• 

オフィス移転は、企業にとって大きな転換期となるイベントです。新しいオフィスで、より快適に、そして生産性を高めて業務に取り組むためには、事前の計画が不可欠です。オフィス移転は、大きく分けて①計画立案、②設計・デザイン、③工事の3つのフェーズで進められます。それぞれのフェーズで、オフィスコンセプトの策定、レイアウト設計、工事管理など、様々な検討事項があります。

オフィス移転のための基本ステップ

オフィス移転は、目的達成のために綿密な戦略をたてて実行すれば、経営課題の解決を促すことができる転換期となりえます。オフィス移転では、以下の流れに沿って目的とコンセプトを設定します。

①計画立案：プロジェクトの企画、コンセプトの策定、スケジュール検討、予算の検討などを行います。移転の目的を明確にし、新しいオフィスに求めるものを具体的にします。

 

②設計・デザイン：予算やコンセプトなどの計画に基づいて、オフィスのレイアウトや内装デザインを設計します。また、必要な設備や家具の選定、工事の詳細な指示図の作成などはこの段階で行います。

 

③工事：工事業者の選定、工程の管理、個々の工事の調整、現場の確認などを行います。詳細な仕様を検討し、施工図を作成します。工事途中での変更や新たな課題に対応し、オフィス空間を構築します。

より戦略的に改革を推し進めたいときは、計画立案の前に調査を実施し、現状把握と課題の抽出を行います。また、移転後のフェーズでスムーズに改革後の運用をスタートさせるために計画を練ることがあります。

 

調査に興味がある方はこちらのSURVEYもご覧ください。

オフィス移転の7〜12ヶ月前

オフィス移転を成功させるためには、入念且つ早めの計画が不可欠です。オフィス移転の7～12ヶ月前に取り組むべき具体的な2つのステップを紹介します。

▶オフィス移転の計画

スムーズかつ円滑に移転を進めていくためには、綿密な全体計画が不可欠です。オフィス移転に関する概算コストの算出・移転を実現するためのスケジュール立案・要件策定が必要です。規模が大きくなればなるほど、長期的な準備期間と計画が求められます。オフィス移転は、様々な要素が複雑に絡み合うプロジェクトです。例えば、新オフィスのレイアウト設計や、家具・設備の検討～選定、内装工事や設備工事の手配など、各工程に時間を要します。加えて、従業員への移転に関する情報周知や、業務への影響を最小限に抑えるための準備など、考慮すべき事項は多岐にわたるため、オフィス移転は短期間で完了させることが難しいことがわかります。

▶移転先物件の選定

移転先の物件選定では、単に賃料や立地条件等の項目だけでなく、企業が目指す働き方や企業文化に合ったオフィス空間を実現出来る選択肢であるかどうかという点も重要です。全体計画と、策定された要件に合致する条件の物件情報から、企業の要望に合ったオフィス空間の構築が可能となる物件選定を推進していきます。この際に、仲介業者が物件オーナーとの交渉を代行し、より良い条件で賃貸借契約を締結するためのサポートを行います。また、スムーズな移転を実現するためには、以下の内容も把握と確認をしておく必要があります。

〇現オフィスの解約予告期間
移転先の契約開始時期との兼ね合いを考慮し、解約予告期間を必ず確認しましょう。よくあるケースは、解約の約6ヶ月前です。

 

〇原状回復条件
オフィスを元の状態に戻す際の費用負担や範囲が契約書に明記されています。退去時のトラブルを防ぐため、事前に確認しておきましょう。

 

〇敷金・保証金の返還
契約終了時の敷金や保証金の返還については、詳細を事前に確認しておくことが重要です。不動産会社ともよく話し合い、スムーズな精算手続きが行われるよう、契約書で確認しておきましょう。

 

〇特約条項
上記以外にも、例えばフリーレント付与に伴う解約のペナルティ内容など、様々な特約条項が存在する場合もあるため、現行の賃貸借契約内容をしっかりと理解しましょう。

 

オフィス移転の3〜6ヶ月前

移転先オフィスの設計を確定し、必要な家具や備品の手配、そして快適なオフィス環境を実現するためのインフラ整備を進めます。理想のオフィス空間を具現化するための具体的な準備を開始する重要な段階です。これらの準備は、移転の3～6ヶ月前を目処に進めることが理想です。

▶移転先オフィスでのレイアウトとデザインを決める

企業の業務内容や組織体制を分析し、最適なゾーニングと動線設計を行います。 社員間のコミュニケーションを促進するスペースや、集中して業務に取り組める静寂なエリアなど、多様な働き方に対応したレイアウトを提案します。また、コーポレートカラーを基調としつつ、各スペースに合わせたデザインを取り入れるなど、企業イメージを統一します。

さらに、空調、照明、音響など、オフィス環境全体を考慮した設計を行い、快適で効率的なワークスペースを実現します。集中力を高める照明計画や、快適なオフィスチェアの選定など、社員の働きやすさを最大限に考慮します。

▶移転先で必要なオフィス家具の発注やインフラ手続きを行う

新しいオフィス環境に合わせた家具の発注と、円滑な業務遂行のためのインフラ整備が不可欠です。移転後のオフィスイメージに合わせ、家具メーカーと綿密な打ち合わせを行い、必要な家具を発注します。デザイン性だけでなく、機能性や耐久性も考慮し、最適な家具を選定することが重要です。発注時には、納期や設置場所などを詳細に確認し、スムーズな移転を実現しましょう。

また、電話回線やインターネット回線は、業務に欠かせないインフラです。移転先のオフィスで必要な回線数を確定し、通信事業者と打ち合わせを行い、見積を取得しましょう。特にインターネット回線は、セキュリティ対策も合わせて検討することが重要です。また、通信環境の変更に伴い、PCや複合機などの機器の入れ替えが必要となる場合があります。これらの機器についても、事前に確認し、必要な手続きを進めましょう。なお、PCや複合機の入れ替えは、必ずしも移転と同時に実施する必要はありません。

オフィス移転の1〜2ヶ月前

新しいオフィスへの移転後、社外・社内へのスムーズな運用開始を目的とした各種対応を行います。具体的には、社外得意先への挨拶や、社員が円滑に業務を開始できるよう、マニュアルの作成・配布などを行います。これらの準備は、移転の1～2ヶ月前を目処に進めることが理想です。

▶取引先各社への挨拶

オフィス移転の1～2ヶ月前には、社外関係先に移転のご挨拶を実施しましょう。取引先、会計事務所、弁護士事務所、業務委託先など、あらゆる関係先に新しいオフィスへの移転をお知らせし、良好な関係を維持することが大切です。移転先住所や電話番号などの詳細な情報を伝え、新しいオフィスでの業務開始日も明確に告知しましょう。この機会に、日頃のご協力への感謝を伝えたり、今後のビジネス展開について触れることで、関係強化に繋げることができます。

▶住所変更に伴う書類作成と手配

オフィス移転に伴い、旧住所が記載された書類や備品は、新オフィス用に変更する必要があります。自社のウェブサイト、メールの署名、社印、社員証、名刺、伝票、封筒、文具など、多岐にわたるアイテムの住所変更が必要となります。もちろん、請求書や営業資料など日常的に使う書類にも新しい住所の反映が必要か、関係部署と連携をとりましょう。

変更作業は、移転の円滑な進行に不可欠です。全ての書類や備品について、漏れなく新しい住所に修正し、社内外の情報伝達に混乱が生じないようにしましょう。特に、社外に配布する書類や備品は、移転前に全て変更しておくことで混乱を避けられます。

＜住所変更に伴う書類作成と手配　参考例＞

 

①挨拶状作成　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　    ③社内帳票・請沢の登録変更
-文面作成 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      ④ 社判/各種ゴム印
-宛先リスト作成　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　   　⑤会社封筒
-宛名ラベル作成 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　 ⑥レターヘッド・送付状等
-封入・投函・発送 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　      ⑦会社案内（印刷物・データ/PowerPoint）
②移転通知メール（案内状以外）　　　　　　　　　　　　　　　    ⑧その他サービス紹介等営業資料（リーフレット）
-各部署電話/ファックス番号入り通知のテンプレート作成・配布 　　⑨新名刺作成
-メール送信用のテンプレート文章を準備し社内へ案内　　　　　　   ⑩住所変更シールの作成
-メールフッターを用意し、社内へ配布（移転前用＆移転後用）

▶移転先オフィスにおけるマニュアル作成と社内周知

移転後は、社外からの祝花やその他のお問い合わせ、トラブル対応が増加することが予想されます。これらの対応を円滑に進めるため、社内マニュアルを作成し、全従業員に周知することが重要です。これにより、従業員は統一した対応が可能となり、社外からの問い合わせに迅速かつ丁寧に対応できるようになります。また、マニュアルを定期的に見直し、改善することで、より効率的な社外対応を実現できます。

▶施主検査

設計図や発注内容通りに工事が完了しているかを確認するため、施主検査を実施します。この検査では、レイアウト、内装デザイン、家具や備品の設置状況などを、設計図や発注書と照らし合わせながら丁寧に確認していきます。施主検査によって、設計段階でのイメージ通りのオフィスになっているか、また、不具合や不足している箇所がないかなどを早期に発見することができます。これにより、移転後のトラブルを防ぎ、スムーズな業務開始につなげることができます。

オフィス移転後の手続き

オフィス移転に伴う行政手続きは、原則として移転後に実施します。ただし、郵便局への郵便物転送については、転送開始日を指定できるため、移転前からの手続きが可能です。

移転後の手続きは、期限が定められているものが多く、迅速な対応が求められます。なかでも、法務局への法人登記変更手続きは、他の手続きに必要な登記簿謄本を取得するために、最優先で実施する必要があります。法務局への手続き期限は、通常2～3週間以内とされていますが、例えば年金事務所の手続き期限が5日以内と定められている場合、実質的には法務局への手続きをそれより前に完了させておく必要があります。そのため、移転が決まったら、速やかに法務局への手続きを開始し、他の手続きに必要な書類を準備しておくことをお勧めします。

下記は手続きの流れの例となります。

＜手続きの流れ　参考例＞

 

○法務局への法人登記変更手続き: 最優先で実施。登記簿謄本を取得。

○税務署への所在地変更届: 取得した登記簿謄本を添付して提出。

○年金事務所への事業所異動届: 取得した登記簿謄本を添付して提出。

○その他関係機関への届け出: 銀行、取引先、顧客などへ住所変更を通知。

オフィス移転に伴う行政手続きは、煩雑で時間がかかるものです。しかし、これらの手続きを適切に行うことで、円滑な業務移行を実現することができます。専門家への相談も視野に入れながら、計画的に手続きを進めていきましょう。

＜届け出先一覧　参考例＞

 

①陸運局（自動車）　　　　　　　　　　 　　　⑨配送（郵便局、宅配便、航空便等）
②電話回線（局線移転、移転先案内）　　 　　　⑩コーポレートカード関連
③郵便局（郵便物輸送依頼）　　　　　　　　　 ⑪社外加入団体・協会関係
④電気・ガス・水道料金　　　　　　　　　　     ⑫ビル管理会社（各拠点）
⑤事業所所在の都道府県・市（登記簿謄本）　　 ⑬消耗品の購入先（Askul等）
⑥東京消防庁 　　　　　　　　　　　　　　 　   ⑭植栽、マット
⑦貸借物件（各拠点）　　　　　　　　　             ⑮レンタカー、カーシェア関連
⑧新聞・雑誌・図書等継続購入　　　　　             ⑯文書保管、ECOボックス関連

オフィス移転事例｜一般財団法人日本財団母乳バンク

本プロジェクトは、株式会社ディー・サインがプロジェクトマネジメント及びインテリアデザイン（設計）を担当したプロジェクトです。ドナーミルクの適切な管理・研究・団体の運営、このすべてをシームレスに行える場を構築したいというところから、プロジェクトがスタートしました。都内で、実験施設とオフィスが同居できる場を実現した事例です。

 

オフィス移転のご相談はディー・サインにお任せ

オフィス移転は、企業にとって大きなイベントです。新しいオフィスへのスムーズな移転を実現するためには、綿密な計画と実行が不可欠です。

我々は、「入居先選定サービス」という名称で、一般的な不動産仲介とは異なる、物件紹介にとどまらない、オフィス移転を成功に導く総合的なコンサルティングを行っています。長年の経験と実績に基づいたオフィス移転支援サービスを提供し、オフィスレイアウト設計から、IT環境構築、引越し作業まで、ワンストップでサポートします。オフィス移転は、単なる場所の移動ではなく、企業の成長を促すチャンスでもあります。ディー・サインは、お客様のビジネスを深く理解し、最適なオフィス環境を提供することで、その成長をサポートします。オフィス移転でお悩みの方は、ぜひ一度ディー・サインにご相談ください。

 

Share on

• 
• 
•