19.Oct.2020第9回オンラインFM会：エヌエヌ生命保険の新オフィス見学会をオンライン開催
FM（ファシリティマネジメント）担当者のコミュニケーションを目的に定期開催している「FM会」。今回は、新しい渋谷の顔となった“渋谷スクランブルスクエア”に入居した、エヌエヌ生命保険株式会社様の新オフィス見学会をオンラインにて開催しました。
目次
- FM会って？
- オンラインでは9回目の開催。その気になる内容は？
- どんなオフィス移転プロジェクト？
- – 規模はどれくらい？
- – いつからプロジェクトが動いていたの？
- 具体的にはどんなことを？
- – 新オフィスで実施している、新型コロナウイルス感染症対策
- – 参加したファシリティ担当者からの質問
FM会って？
業界の枠を超えて集まる、ファシリティマネジメント担当者の会。
様々な企業・団体のワークプレイスマネージャー（ファシリティマネジメントの担当者）が業界の枠を超えて集まるFM会。日々のオフィス運用の中で発生する課題・悩みを気軽に相談できる、コミュニケーション会として発足しました。
FM会は、皆さんの知恵が『輪』となり、継続的に『輪』を広げていくことを目的としており、毎度開催場所を変え、オフィス見学や講演などを絡めながら、DE-SIGNグループが主軸となって有意義な会の運営を行っています。
オンラインでは今回で9回目の開催。その気になる内容は？
エヌエヌ生命保険の新オフィス見学と、そのプロジェクトの全容をご紹介。
当日は、オンラインで開催され、エヌエヌ生命保険のファシリティご担当者様より新オフィスへの移転プロジェクトの全容をご紹介いただき、オンラインオフィス見学会を実施後、参加した各企業のファシリティ担当者からの質疑応答、という流れで開催されました。オンラインにもかかわらず、41社、58名の方にご参加いただきました。
実は、去年開催された第13回FM会にもご協力いただき、新オフィスへの移転プロジェクトの真っただ中で、プロジェクトの進行状況についてご紹介いただいていましたので、両方参加された方からは「あのプロジェクトが出来上がったのなら、ぜひ見たい！」という期待の声が上がっていました。
どんなオフィス移転プロジェクト？
規模はどれくらい？
2020年5月7日に渋谷スクランブルスクエアに新たにオープンした本社オフィス。42階から44階の約2.5フロア、2,223坪（7,350㎡）を占有しています。
いつからプロジェクトが動いていたの？
移転に向けて、およそ3年前からプロジェクトが始動したそうです。プロジェクト当初から、ワークショップを開催して社内の意見を集約したり、在席率や会議室の利用状況などの現オフィスの使用状況を詳細に分析したものを、移転先の要件定義、運用ルールの策定に活かしたりと、調査に基づいてビジョンを明確にしてきた、と第13回FM会でもお話しいただいていました。
具体的にはどんなことを？
このプロジェクトで達成したい目的を明らかにし、なぜ渋谷を選ぶべきなのか、自社のブランド戦略と掛け合わせながら決めた移転先。「これからのワークプレイスで考慮すべき要素」を洗い出し、自社に相応しい「ワークプレイスビジョン」を6つにまとめたそうです。
これを基にオフィスデザインコンセプトを 「crossway」とし、オフィスレイアウトおよびファシリティを決めていくという流れだったそうです。その中で、時間や場所にとらわれず、仕事内容に合わせて最適なワークスペースを自由に選べる働き方としてABW (Activity Based Workplace) の導入を決め、ワークセットバリエーションの多様化を実現した新オフィス。場所に縛られない働き方であるABWの成立に、ICTの導入活用は不可欠ということから、全ての会議室へ大型ディスプレイモニターおよびビデオ会議システムを設置し、固定電話を極力廃止して、スマートフォンへ移行させたとか。単なる居場所を移すだけのオフィス移転ではなく、この機会を活用して、働き方を大きく変革させるために入念に計画されていたことがわかるご説明でした。実際に稼働が始まり、社員の皆さんからポジティブなフィードバックが多数寄せられた様子です。
新オフィスで実施している、新型コロナウイルス感染症対策
ファシリティ担当者としては、今気になるのが、コロナウイルス対策。今回の移転を機に行ったABWの導入と書類削減・モバイル化により、ソーシャルディスタンスの管理が容易になったというお話がでていました。
Wi-Fiアクセスデータと Microsoft Power BI （データ ビジュアル化ツール）の活用により、社内の在席率を可視化し、キャパシティの管理ができるよう準備中とのことでした。
参加したファシリティ担当者からの質問
今回は、参加者からオフィス移転プロジェクトに対する質問が多く寄せられました。日々の運用の煩雑さや、オフィス構築の難しさをよく理解しているファシリティ担当者同士だからこそ、新しい取り組みに対してどう実現させているのか、参考になる情報共有の場となりました。
今回はどんな質問が飛び交ったのでしょうか。
今回はオフィス移転のリアルな部分に対する質問が多かったようです。
Q：誰がどこにいるか、どうやって分かるようにしていますか？
A：Teamsの個人メモ欄に、本社か自宅か等のロケーション、加えて本社の際はフロアの柱にE1(East 1)等のナンバリングをし、それを記載いただくことで、確認ができるルールとしています。
コロナ下で出社率自体が低いため、ルールの周知や励行はこれからですね。
Q：移転のプロジェクトチームは何名程度でしょうか？
A：ファシリティのメンバーは時期によりますが3名ないしは4名、プロジェクト運営およびサポートが2名、計6名のコアメンバーで実施しました。
これに加え、社内のチェンジマネジメントをリードする、有志のタスクフォースチーム20名ほどに協力をいただき、チェンジマネジメントの運営、成功に大きく貢献いただきました。
Q：オフィスの在席人数は何人ほどでしょうか？
A：本社スタッフは外部ベンダーも含め、概算で約700名ですが、移転計画では80%の出社をターゲットとしていました。コロナウイルス感染防止対策としてのリモートワークの推進により、8月お盆以降の出社は日に100名強、という状況です。今後一日も早く状況が改善し出社率が増え、新しいファシリティが活用されることに期待しています。
また状況改善後はビジターの方にもぜひお越しいただき、44階カフェからの景色を楽しんでいただければと思います。
（一部抜粋）
今回も沢山の方にオンライン参加いただき、ありがとうございました。また開催した際にはレポートを更新していきますので、お楽しみに。