15.Nov.2016仕掛ける総務!アイスタイル流、活用される場づくり

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日本最大のコスメ・美容の総合サイト@cosme(アットコスメ)を企画運営している株式会社アイスタイル。海外事業展開も順調で人員増加のスピードが速い中、いつも活気のあふれる仕事環境を保っているそうです。
海外の書籍にも取り上げられたオシャレなオフィス構築から4年目、今年は増床してさらに広くなったとお聞きしました。オシャレなだけじゃない、活用されるオフィスの運用の裏にはどんな仕掛けがあるのでしょうか?
経営管理本部の小屋敷瞳さんにお話を伺いました。

株式会社アイスタイル / 経営管理本部 経営管理部 総務グループ マネージャー
小屋敷瞳(こやしき ひとみ)さん / 2012年入社。総務に配属。
オフィス移転、社内レイアウト変更、オフィス増床、庶務の一般的な総務業務の他にも社内コミュニケーション業務(各種イベント企画・運営、社内報配信)などを現在も担当。

オフィスをぐるっとご案内!

海外のデザイン誌にも掲載されたというオフィス、とてもオシャレですね。受付エリアからご案内お願いします。

「構築したときのコンセプトは『人と人とが“かよう”オフィス』として、コミュニケーションが見えることを理想として作りました。フロアの中心部に、会議室やミーティングテーブルを集め、動線上で自然とコミュニケーションが起こるようなつくりになっています。」

2016年、新たに増床した受付エリア。

受付を裏から見るとカラフルなブースに。ブースにはキャスターがついていて、イベント会場のようなレイアウトも可能。

写真左:増床前の受付スペース。
写真右:受付スペースからつながるカラフルなミーティングスペース

写真左右:執務エリア内の様子

「例えば、誰もが通る場所に書籍スペースを設けています。仕事に関わる書籍、ビューティ雑誌はもちろんですが、ある部署が行ったリサーチの結果や各種マニュアルもここに置いています。

@cosme編集部に届く美容商品のサンプルは、あえて誰でも試せる場所に置いて、いろんな意見を聞けるような運用の工夫をしています。」

書籍スペースの隣にあるこちらは・・・?お弁当屋さんですか?

「そうです。となりにはキッチンカウンターを設けていまして、お昼時にはお弁当屋さんに来てもらう契約をしています。
このオフィスには本社とグループ会社の社員を含めて、おおよそ500人位が在籍していますので、よく利用しているのを見かけます。」

「アイスタイルでは一か月に30人ほど新しい方が入社しているので、このお弁当売場の隣に“アイウォール”という掲示板を設けています。ここでは、その月に入社したメンバーの特徴や取材された記事を紹介しているんです。(個人情報なので、写真でご紹介ができないのですが・・・。)

ポスターは各部署の社員が作成し、新しく入社した方への歓迎の気持ちに加えて、見た人が興味を持つ内容になるよう、工夫を凝らした紹介をしています。このほかにも、3か月に一度くらいの単位で同期会と称し、研修や飲み会など、コミュニケーションを深める機会を作っています。」

コミュニケーションしやすい空間だけじゃなくて、機会提供も欠かさないんですね。毎月人が増えた結果、増床したということでしょうか?

「そうなんです。特に、社員から会議室が足りないという声が増えてきまして・・・それで今年新たにもう1フロアを増床しました。こちらのフロアには休憩スペースもあります。」

写真左/中:窓際にある休憩スペースはカウチタイプやソファタイプなどブースになっている。
写真右:ブースからみた景色。

人が増えても活用されるオフィスの運用には、色んな仕掛けがあるんですね!ほかにも面白い仕掛けがあったら教えてください。

「ハンズアップ制度というのがあります。あと、部活動も盛んです。ハンズアップ制度は、部署や役職に関係なく、みんなが一つの仕事にチャレンジできる制度です。
例えば総務でいうと…
500人程在籍するこのオフィスの本棚を総務だけで管理するのは難しいので、『本棚の活用を考える委員会に参加してくれる人いますか~?』と呼びかけたことがあります。そういう協力的な人を評価したり、他部署の仕事などの理解を深める相互理解の機会として活用できる制度です。この制度がもととなり、部活動も立ち上がり、盛んに活動していますね。」

例えば、どんな部活動があるのでしょうか?

「10部以上ありまして、フットサル部やテニス部、その他にミニ四駆部とかポケモン部など変わったものもありますよ。美活部というのもあり、ヨガのインストラクターをお呼びして活動したり、洗顔の正しい方法を習ったりしているようです。

こちらも社内交流が目的で始まったものですから、会社から経費も多少出ます。飲食費・交通費以外の施設利用料などに適応されます。どの部も自発的に呼びかけあって活動しています。社内グループウェアを活用して部活動の告知をしており、部活動だけでも週2~3回情報がアップされていますね。」

仕事面でも、部活動のように自発的に活動している人が多いのでしょうか?

「そうですね、勉強会も社員の提案でよく開催されています。社員から、この場所を『こんな使い方してもいいですか?』とよく聞かれます。人が集まりやすいように作っているレイアウトが、それをサポートしているところもあるかもしれません。

例えば、薬事法の勉強や、エンジニアの開発の勉強会、経理の勉強会などがありました。参加率も高く、勉強したいという欲求を感じます。勉強会やセミナー、イベントについては、社員に任せているので、会社から開催計画をしていません。自発的な企画が多く、施設の利用希望時間がバッティングすることがよくあったので、大きい会議室を増やそうということになりました。」

「例えば、受付エリア横にあったこちらの会議室では、R/1から右に続く3部屋の間仕切りが可動式になっており、繋げて広い大部屋としても利用ができます。」

ここまで“自発的に”取り組んでいる社員が多いというのは、珍しいことだと思いますが、何がその雰囲気を作っていると思いますか?

「 “何か活動したい”と思ったときに、それを実現できる場所、空間が用意されているのはもちろんあると思います。
それよりも、会社が“自発的に活動を起こすこと”を求めているというのがあるからだと思います。
弊社のスピリッツとして“7i(ナナアイ)”というのを掲げています。“innovation”、 “interesting”、‟imagination”などがあり、全て“自発的な何か”を表しています。これは『興味をもって何かをする』『想像してみる』といった メッセージを含んでいます。
例えば同じナレッジを共有するということでも、“より興味を持ってもらえるように、楽しんでもらえるように想像しながらやる”ほうがいいですよね。そういう文化が根付いていると思います。

なるほど、先にオフィス見学をさせてもらって、正直『休憩できる場所が充実していていいな~』と思ったんですが、お話に出たように、“自発的な積極性も求める代わりに、心休まる空間も提供している”からバランスが取れているんですね。

「そうですね、オフィスを構築する前に社内アンケート調査を行ってから計画しました。
例えば『どういう部屋がほしいか?』と聞くと『会議室が足りない』『集中できるスペースがほしい』『一人になれる場所がほしい』など、いろんな声が上がりましたね。
そのデータをもとに役員と話し合い、アンケート結果を社員にも共有したうえで、オフィスを構築しました。
総務っていうと、どうしてか受け身なイメージがあって、“成果が見えにくい”という評価を下されがちだと思います。でも、そうではなく、できるだけ社員に還元したいという思いから、こういったオフィスづくりの企画から、受付まわりの季節の装飾まで、何でも先に企画して仕掛けることを大切にしています。
最近は、逆に期待値が上がったのか『次は何するの~?』って求められるようになってきましたね。(笑)」

小屋敷さん、ありがとうございました。仕掛け続ける努力に脱帽です。また、面白い取り組みを始めた際は是非お話を聞かせてください。


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ワークプレイス / ワークスタイル / オフィス / 働き方 / 総務

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