29.Jun.2021【21新卒連載企画】“気軽なコミュニケーション”の大切さ ～ディー・サインのコミュニケーション施策について～
～本記事は、2021年新卒入社者が自ら企画し、執筆した記事をお届けする企画です。～
今回は4月に入社した新入社員のTが、社員になって実感した“気軽なコミュニケーション”の大切さと、それを促進する社内の施策について、考えていきます。
え！上司にそんなにラフに話しかけて大丈夫なの？
驚きと戸惑い
私はディー・サインに入社後、驚いたことがあります。それは、立場にとらわれず、社員同士がかなり“くだけた様子”で、気軽にコミュニケーションをとっていたことです。もちろん、入社前から“堅くないカジュアルな社風”であることは感じていました。しかし入社して、いざ自分から 話しかけるとなると、「どこまでラフに話しかけていいのだろうか？」と、戸惑いがありました。
気軽なコミュニケーションがもたらした、気持ちの変化
最初は、社内でのコミュニケーションの仕方に迷っていましたが、“気軽なコミュニケーション”が私の気持ちを変化させてくれました。きっかけとなった１つの出来事があります。入社後、はじめて、オンライン上で自己紹介をする機会がありました。すると、チャットでのリアクションの多さに驚きました。自己紹介の内容にツッコミを入れたり、共通点をきっかけに会話が繰り広げられたりしていました。それを受けて「歓迎されているのだ」と実感することができ、素直に嬉しい気持ちになれたのです。自分の発言に対して反応が返ってくることで、「自分からもコミュニケーションをとろう！」と、一歩を踏み出す きっかけにもなると感じました。
“気軽にコミュニケーションがとれること”の重要性を実感
学生時代は“知識だけ”で実感がなかった
私は学生時代、「オフィス空間や働き方」に関する研究をしていました。企業や自治体の働く場の改革プロジェクトに携わる中で、決まって繰り広げられる議論が、職場内におけるコミュニケーションでした。―業務上必要なコミュニケーションだけではなく、雑談等の気軽なコミュニケーションができる関係性が大切であり、そういったことが社員のモチベーションや知的生産性に良い影響を与える―という研究事例にも触れてきました。
しかし、頭でっかちな知識だけが自分の中にあり、実際「どうして“気軽なコミュニケーションがとれること”が大事なのか？」という問いに対して、自分の経験による実感を持てていなかったと思います。
社会人になって“自分ごと”として実感ができた
私個人としては、“社会人になり、評価される対象として見られている”という意識によって、自然と他の社員に壁を作ってしまっていました。学生のころとは違い、コミュニケーションにおいて仕事とプライベートの区別がどうしても強くなっていました。そんな中で、気軽なコミュニケーションが溢れていたディー・サインの環境は私にとって大いにプラスとなったのです。
ディー・サインでは、「休み明けに、お子さんの運動会行事について話す」「ランチに行って先輩と恋愛話をする」「仕事の合間に上司にフラっとコーヒーを買いに行こうと誘われる」場面に自然と出会います。このように、業務とは関係のない気軽なコミュニケーションをとれることで、上司や先輩へ話しかける際の安心感が大きく変ったのです。何か悩みや相談があって話しかけたいときの、ハードルが断然下がりました。コミュニケーションにおいて、仕事とプライベートを緩やかに織り交ぜることで、働きやすさにプラスの影響を与えるのだ、と実感しました。
実は、コミュニケーション施策がつくりこまれていた！
“気軽なコミュニケーション”をおこす、施策を紹介。
ディー・サインには、気軽なコミュニケーションがとりやすい社内の雰囲気があります。一見“元からそのような文化であり、気軽なコミュニケーションが勝手に起きている”かのように見えます。しかし実は、社員のコミュニケーションを円滑にする様々な取り組みがなされていました。その一部をご紹介します。
【取り組み① オフィス空間の工夫】
ディー・サインのオフィスは、2016年、2020年に2度大きな改修を行いました。組織や世の中の変化を敏感に捉え、ディー・サインの働き方を変革し、その働き方にあったオフィスの在り方を模索してきましたが、いつの時代も共通して「直接的なコミュニケーションをとる“場”の重要性」に着目をした空間づくりをしています。
■オープンな空間構成
オフィス空間を見渡すと、壁がほとんどなく、オープンです。役員の部屋など特別な個室もありません。オフィスに来る社員同士が、自然と顔を合わせることで、コミュニケーションが生まれるように工夫されています。
■キッチンがつなぐコミュニケーション
キッチンスペースでは、食を共にすることでコミュニケーションが生まれることを目的としています。キッチンからカウンターテーブルを延長することで、働ける場所にもなっています。飲食をしに来た人と働いている人が居合わせ、話が弾む、なんてことも起こります。
■話しかけやすいハイテーブルとハイチェア
メインの執務座席はハイテーブル、ハイチェアが基本になっており、座っている人と立っている人の目線が交差し、話しかけやすい設えになっています。これによって、突発的なコミュニケーションを促進します。
※写真左：現オフィス。写真右：2020年10月までのオフィス
【取り組み② オフィス運用の工夫】
オフィスの運用についても、コミュニケーションを生む工夫がされています。
■タナボタ
キッチンの近くに、社員がお勧めの本等をセレクトした棚を用意しています。社員がセレクトしたものから、「棚から牡丹餅」のように思いがけない気付きや学びが得られることが目的です。その話題がきっかけでコミュニケーションが生まれることを狙っています。
■フェイスマグネット（仮名称）
社員の顔写真のマグネットを、オフィスにあるホワイトボード上にプロットして、書置きが出来るようにしています。「パン派？ごはん派？」などの何気ないお題に対して、各々がマグネットを動かすことで、社員同士の趣味嗜好を知るきっかけを作っています。
【取り組み③ オンラインでの工夫】
オフィス以外の場所で働くことが多くなった今、オンライン上でもコミュニケーションを生む工夫がされています。
■オンライン座談会
週に１回ある全体会において、オンライン座談会を開催しています。オンラインであっても、テーマに沿って話す機会を設けることで、普段はなかなか顔を合わせることがない相手のことを知る機会になります。
■Colla（コラ）
チャットツールslackにて、「Colla」をというアプリを取り入れています。「Colla」はチームのメンバーがお互いをもっとよく知る事をサポートするアプリです。毎日bot（Collaさん）がメンバーにインタビューをし、指定したチャンネルでメンバー紹介をしてくれます。メンバーの意外な一面が見えたり、雑談のきっかけになることで、チャットコミュニケーションが生まれるのです。
以上、施策の一部をご紹介しました。様々な視点でコミュニケーション施策が運用されていることが分かります。
コミュニケーション施策をし続ける理由は？
私が入社時に感じた、社員同士が気軽なコミュニケーションをとれる雰囲気は、元々の文化であるだけではなく、実はコミュニケーション活性化を目的とした施策によってより促進されていることが分かりました。では、会社として、 “気軽にコミュニケーションをとれる雰囲気”を作り出す施策を続ける意味は、どこにあるのでしょうか？この問いに対する解答には、様々な切り口があると思いますが、その１つとして私はこのように考えます。
気軽なコミュニケーションは、社員が自発的に動くきっかけとなり、学び、考え、成長しようという姿勢を促進しているように思います。
私自身も新入社員として、これから学ばなければならないことが沢山あります。社員とのコミュニケーションで多くのことを吸収し、自発的に成長する姿勢を持ち続けることで、自らが指揮をとり、目的達成・課題解決に取り組めるプロジェクトマネージャーを目指します。
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